Gerenciamento de tempo com uma organização de alta performance: GTD (Getting things done)

Vamos falar um pouco de organização voltada para a alta performance. É importante entender que a organização e gestão de tempo estão intimamente relacionadas com o quão bem você se relaciona com o momento presente, pois para ter um bom rendimento é necessário que você esteja 100% engajado naquilo que está realizando. Ou seja, nostalgia (passado) e ansiedade (futuro) devem ser trocados por experiência (passado) e planejamento (futuro), e ainda assim o foco deve estar 100% no agora.

Se você tem dificuldade de tirar as coisas do papel (ou pior ainda, da própria cabeça) e partir para ação, o "Método GTD (Getting Things Done)" pode e vai lhe auxiliar muito nessa caminhada. E, se você já tem seus planos bem definidos, ele vai lhe dar um suporte na organização. O GTD é uma metodologia de produtividade criada por David Allen e se baseia em cinco simples passos "para fazer as coisas acontecerem".

Vamos entender um pouco de cada um?

  • Passo 1 - Capturar/Coletar (tirar as coisas da cabeça): Coletar significa tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer, e passar para algum lugar mais confiável. Pode ser uma agenda física, uma app que você use no celular, um caderninho que você carregue na bolsa, etc. O importante é você ter um local seguro para passar essas ideias, tarefas e insights, liberando espaço na sua mente.

  • Passo 2 - Esclarecer: Neste passo você vai se dedicar com foco e atenção a analisar cada uma das coisas que capturou/coletou e decidir o que demanda ação ou não. Importante: tudo o que não demanda ação deve ser colocada numa lista de "referências", pois nosso foco em alta performance é colocar as coisas em prática. O esclarecimento das ideias também ajuda você a definir prioridades, ou seja, dentre as suas ideias coletadas o que é mais importante para o atual momento da sua vida?

  • Passo 3 - Organizar: É importante ter suas listas organizadas para que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo. Para isso eu indico o aplicativo Trello, ele pode ser usado no celular e na desktop do seu computador. Outra dica legal é a de criar categorias e subcategorias nos seus e-mails, assim fica muito mais fácil encontrar todas as mensagens sobre um assunto específico.

  • Passo 4 - Refletir: Este é o momento de revisão de todo o nosso sistema para não perder nada de vista, atualizar as informações e obter perspectiva. Aqui você vai ver o que vale a pena manter na sua lista de atividades ou não, os prazos de entrega, entre outras coisas.

  • Passo 5 - Engajar: É executar com significado. Saber que você está fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que deveria estar fazendo - em vez de estar preocupado ou distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber que o que você não está fazendo está sob controle.

Dicas para organizar sua rotina:

● Faça primeiro no seu dia tudo que pode ser realizado em menos de dois minutos: ler e responder e-mails, checar mensagens e enviar mensagens, etc;

● Tudo o que pode ser delegado, delegue;

● O que não é visto, não é lembrado: use post-its;

● Marque compromissos: agende no seu calendário toda e qualquer reunião, compromisso familiar, médico, etc. Use o Google Calendar;

● Crie tarefas: tudo o que você pode finalizar em um período curto/médio de tempo deve ser anotado e, posteriormente, riscado da sua lista de tarefas. Por exemplo: revisar material, criar aula x, etc;

● Crie projetos: tudo que demandar um prazo maior para ser finalizado e possa ser dividido em mais de uma tarefa, deve ser um "projeto". Um projeto deverá ter um prazo final e deverá ser dividido em tarefas com deadlines próprios.

Isso é tudo pessoal! Espero que que essa explicação e essas dicas os ajudem a tirar as ideias da cabeça e colocarem em prática.

Saudações Fools, Ana

Texto em Inglês

Let’s talk a little about high performance and organization. It is important to understand that organization and time management are related to how well you feel in the present moment, because to have a good performance it is necessary that you are 100% engaged in what you are doing. Which means that: nostalgia (past) and anxiety (future) must be exchanged for experience (past) and planning (future), and yet the focus must be 100% in the current moment.

If you have trouble getting things off the paper (or even worse, out of your head) and going into action, the “GTD Method (Getting Things Done)” can and will help you a lot on this journey. And, if you already have your plans well defined, it will support you organize them. GTD is a productivity methodology created by David Allen and is based on five simple steps “to make things happen”.

Let’s understand a little bit of each step?

  • Step 1 — Capture / Collect (get things out of your head): Collecting means to get all ideas and memories of things to do out of your head, and move to somewhere more reliable. It can be a physical calendar, an app that you use on your phone, a notebook that you carry in your bag, etc. The important thing is that you have a safe place to pass on these ideas, tasks and insights, freeing up space in your mind.

  • Step 2 — Clarify: In this step you will dedicate yourself with focus and attention to analyze each of the things you have captured/collected and decide what demands action or not. Important: everything that does not require action should be placed on a list of “references”, as our focus on high performance is to put things into practice. Clarifying ideas also help you to set priorities, which means, among all your collected ideas, what is most important for the current moment in your life?

  • Step 3 — Organize: It is important to have your lists organized so that you can access them anytime and anywhere. For this, I recommend the Trello app, it can be used on mobile phones and on your computer’s desktop. Another cool tip is to create categories and subcategories in your emails, so it’s much easier to find all messages on a specific subject.

  • Step 4 — Reflect: This is the time to review our entire notes and thoughts, so we don’t lose anything, update the information and get perspective. Here you will see what is worth keeping on your list of activities or not, deadlines, and other things.

  • Step 5 — Engage: Means to perform with meaning. Knowing that you are doing, at that moment, the most important thing you should be doing — instead of being worried or distracted by another things. It’s the peace of mind of knowing that what you’re not doing is under control.

Tips to keep your routine well organized:

● Do everything in your day that can be done in less than two minutes first: read and reply emails, check and send messages, etc;

● All that can be delegated, delegate;

● What is not seen, is not remembered: use post-its;

● Make appointments: schedule any and all meetings, family appointments, doctors, etc. in your calendar. Use Google Calendar;

● Create tasks: everything you can complete in a short/medium period of time should be noted down on your task list. For example: review material, create class x, etc;

● Create projects: everything that requires a longer deadline to be completed and can be divided into more than one task, must be a “project”. A project must have a deadline and be divided into tasks with their own deadlines.

That’s all folks! I hope this explanation and these tips will help you get the ideas out of your heads and go into action.

Foolish regards,